Hoe ik mijn meetings, verslagen en zelfs offertes automatiseer

Stap 1: Opnemen met de voice recorder die je al hebt

Elke meeting die ik heb, of het nu een Teams-call, een live gesprek of een interview is, neem ik op met de standaard voice recorder op mijn iPad of iPhone. Die app staat gratis op elk Apple-toestel (en op Android-toestellen is er een gelijkaardig equivalent). Geen extra hardware, geen extra abonnement.

Een belangrijk neveneffect van deze aanpak: ik hou van elke belangrijke meeting drie lagen bewijsmateriaal over:

• De voice recording zelf, waardoor ik altijd kan terugvallen op wat exact gezegd is
• De transcriptie, doorzoekbaar en herbruikbaar
• Het uiteindelijke verslag, geschikt voor delen en archiveren

Die combinatie is goud waard, zeker bij klantgesprekken, contractbesprekingen of strategische sessies waar nuances tellen.

Stap 2: Lokaal transcriberen met Whisper

Het audiobestand gaat vervolgens door een lokaal Python-programma dat ik zelf heb geschreven. Het draait op Whisper V2/V3 via CUDA, volledig op mijn eigen pc:

• Geen cloudkosten
• Geen abonnementsfees
• Geen data die mijn pc verlaat
• Werkt voor élke meeting, of die nu remote of live is

Het is een eenvoudig commandline-tool, zonder interface. En precies daarin schuilt de kracht: het doet één ding, en dat doet het uitstekend.

Tip: Wie de stap naar lokaal draaien/self-hosting wil zetten, kan vandaag met open source modellen zoals Whisper aan de slag. De kwaliteit van de transcriptie is meer dan voldoende voor professioneel gebruik, ook in het Nederlands. 

Stap 3A: Van transcriptie naar verslag in huisstijl

Een transcriptie op zich heeft beperkte waarde. De échte winst zit in wat je erna doet.

Mijn transcripties gaan naar een vooraf opgezet project waar een skill wacht die het verslag automatisch genereert in een Word-document, inclusief de correcte brand template met het kleurenschema en de branding van SirusAI.

De skill zorgt voor:

• Een gestructureerd verslag volgens een vast format
• Analyses en samenvattingen op de manier zoals ik ze wil zien
• Een document dat onmiddellijk presentabel is, zonder manuele opmaak

Bij specifieke gesprekken voeg ik tijdens het uploaden nog extra context toe. Een recent voorbeeld: een diepte-interview voor het ontdekken van AI use cases. Ik combineerde de interview-template met de transcriptie, en het resultaat was een Word-document dat zowel qua opmaak als qua inhoud meteen klaar was voor verdere verwerking.

Stap 3B: Van gesprek naar offerte in 80% afgewerkte vorm

De volgende logische stap was offertes. Klantgesprekken bevatten vaak alles wat je nodig hebt om een offerte op te stellen: scope, verwachtingen, afgesproken deliverables, budgetindicaties. Waarom dat manueel uittypen als je het kunt automatiseren?

Stap 4:  Nalezen, Corrigeren, Nalezen, Corrigeren, …

Natuurlijk lees ik elke offerte grondig na. Aanvullen, bijsturen, prijzen finetunen, gevoeligheden eruit nemen, … dat blijft menselijk werk.

Vooral bij meetingverslagen genereert mijn automatisatie ook secties met interne analyses; heb ik iets gemist, wat vertelde de tegenpartij tussen de lijnen, kon ik iets beter gedaan hebben, hoe zou ik het kunnen aanpakken, …. Bij verslagen die ik met klanten deel moeten die er natuurlijk uit.

Maar het zware tilwerk is weg, en het verslag of de offerte ligt klaar binnen 1 à 2 uur klaar in plaats van dagen.

Waarom deze aanpak werkt

Wat deze workflow zo krachtig maakt, is niet de technologie op zich. Het is de combinatie van drie zaken:

• Tools die je al hebt voor wat geen extra kost vraagt (voice recorder op je telefoon)
• Lokaal draaiende AI voor wat lokaal kan blijven (transcriptie)
• Automatisatie met b.v. Claude voor wat herhaalbaar is (verslagen, offertes)

Elke component op zich is relatief eenvoudig. Maar samen vormen ze een keten waarin een meeting van één uur uitmondt in een verslag of een conceptofferte, met minimale handenarbeid en zonder één euro extra kost naast de bestaande Claude tool.

Aandachtspunten

Voor wie deze aanpak overweegt, een paar realistische bedenkingen:

• Kwaliteitscontrole blijft essentieel. AI-output is geen eindproduct, het is een vertrekpunt. Vooral bij offertes loont het om altijd zelf na te lezen.
• Privacy en governance. Bij klantgesprekken: zorg dat opname en verwerking conform GDPR gebeuren. Communiceer transparant met je klant en vraag toestemming voor opname.
• Investering in opzet. De skill, de template en de automatisatie eenmaal goed opzetten kost tijd. Daarna pluk je er elke week de vruchten van.
• Niet elke meeting hoeft geautomatiseerd te worden. Korte stand-ups of informele gesprekken hebben weinig baat bij dit proces.

Conclusie: automatisatie hoeft niet duur te zijn

De grootste les uit deze workflow? Je hebt niet altijd een Plaud, een dure recorder of een SaaS-abonnement nodig om grote tijdswinst te realiseren. Een gratis voice recorder, een lokaal draaiend Whisper + script en een eenvoudige automatisatieflow doen vaak meer dan een set commerciële tools bij elkaar.

De kern zit in de aanpak, niet in het prijskaartje:

• Begin bij je eigen werk
• Gebruik wat je al hebt (je telefoon, open source modellen)
• Identificeer terugkerende patronen (verslagen, offertes, samenvattingen)
• Bouw kleine bouwstenen die je herbruikt
• Hou de mens in de loop voor kwaliteitscontrole

Zelf aan de slag?

Wil je weten welke processen in jouw organisatie zich lenen voor dezelfde aanpak? Een korte audit van je dagelijkse workflow legt vaak verrassend snel quick wins bloot  zonder dat je daarvoor een groot AI-budget nodig hebt.