Quickscan workshop

Privacybeleid

SirusAI BV (hierna “SirusAI”) hecht veel belang aan gegevensbescherming en privacy. Met deze privacyverklaring (hierna: de “Privacyverklaring”) wil SirusAI je informeren over de verwerking van jouw persoonsgegevens. SirusAI verwerkt je persoonsgegevens met respect voor je privacy en in overeenstemming met de geldende regelgeving inzake gegevensbescherming.

SirusAI behoudt zich het recht voor om deze Privacyverklaring op elk moment te wijzigen. Om op de hoogte te blijven van eventuele wijzigingen, raden we je aan deze verklaring regelmatig te raadplegen.

Deze Privacyverklaring werd het laatst bijgewerkt op: 02/12/2021.

1. DEFINITIES

Verwerking van persoonsgegevens: Onder verwerking wordt verstaan elke bewerking of geheel van bewerkingen die wordt uitgevoerd op persoonsgegevens of op een geheel van persoonsgegevens, al dan niet via geautomatiseerde processen. Dit omvat o.a. het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, wijzigen, raadplegen, gebruiken, verspreiden, combineren, beperken, wissen of vernietigen van gegevens.

Persoonsgegevens: Elke informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Een identificeerbare persoon is iemand die direct of indirect kan worden geïdentificeerd.

Verwerker: Een natuurlijke persoon of rechtspersoon, overheidsinstantie, dienst of ander orgaan die/die persoonsgegevens verwerkt namens de verwerkingsverantwoordelijke.

Verwerkingsverantwoordelijke: Een natuurlijke persoon of rechtspersoon, overheidsinstantie, dienst of ander orgaan die/die alleen of samen met anderen het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

2. VOOR WIE GELDT DEZE PRIVACYVERKLARING?

Deze Privacyverklaring is van toepassing op alle rechtstreekse klanten, bezoekers, leveranciers, sollicitanten en andere personen van wie SirusAI als verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, met uitzondering van medewerkers van SirusAI. In het vervolg van deze verklaring worden zij aangeduid als “betrokkene”.

3. CONTACTGEGEVENS

Naam: SirusAI BV
Ondernemingsnummer: Wordt nog toegekend
Adres: Verlorenbroodstraat 122, 9820 Merelbeke
E-mail: jan.syssauw@sirus-ai.be
Telefoonnummer: +32 495 590816

4. VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE

De punten 5 t.e.m. 10 van deze Privacyverklaring gelden enkel wanneer SirusAI optreedt als verwerkingsverantwoordelijke. Indien je als betrokkene je rechten wil uitoefenen, moet je steeds bij de verwerkingsverantwoordelijke zijn.

5. WELKE PERSOONSGEGEVENS VERWERKT SIRUSAI?

5.1 Op basis van de uitvoering van een overeenkomst

SirusAI verwerkt persoonsgegevens die nodig zijn voor de uitvoering van een overeenkomst of om op jouw verzoek maatregelen te nemen vóór de sluiting van een overeenkomst:

  • Bij het aanvragen van een offerte: Persoonlijke identificatiegegevens (zoals naam en e-mail) worden verwerkt om een passend voorstel te kunnen doen.

  • Bij bestellingen en facturatie: Identificatie- en professionele gegevens worden verwerkt voor correcte opvolging.

  • Bij sollicitaties: Gegevens zoals persoonlijke kenmerken, competenties, opleiding, carrière, cv, beeldmateriaal en referenties worden verwerkt.

  • Bij deelname aan een evenement: Identificatie- en professionele gegevens worden verwerkt bij inschrijving.

5.2 Op basis van toestemming

Bij verwerking op basis van toestemming heb je steeds het recht deze in te trekken:

  • Klanttevredenheidsonderzoek: SirusAI vraagt toestemming om persoonsgegevens te koppelen aan de resultaten om de dienstverlening te verbeteren.

  • Aanleggen van een wervingsreserve: Indien je niet geselecteerd wordt, kan je toestemming geven om je cv te bewaren voor toekomstige vacatures.

  • Gericht beeldmateriaal op sociale media/website: Bij publicatie van duidelijke, herkenbare beelden wordt toestemming gevraagd.

  • Voedingsvoorkeuren bij evenementen: Je kunt vrijwillig je voorkeuren doorgeven zodat hiermee rekening kan worden gehouden; enkel aantallen worden gedeeld met de cateraar.

5.3 Op basis van gerechtvaardigd belang

SirusAI voert een belangenafweging uit voor volgende verwerkingen:

  • Beveiligingscamera’s: Ter preventie en detectie van misdrijven.

  • Beantwoorden van vragen: Persoonsgegevens die je verstrekt worden enkel gebruikt om je vraag te beantwoorden.

  • Uitnodiging klanttevredenheidsonderzoek: In samenwerking met een onderzoeksbureau.

  • Assessment tijdens sollicitatie: Voor evaluatie van competenties via een erkend bureau.

  • Overzicht van sollicitatiestatus: Om dubbels te vermijden wordt een beperkte lijst bijgehouden.

  • CV doorsturen binnen Xandar groep: Indien je dit niet wenst, moet je dit expliciet aangeven.

  • Contactpersoon bij noodgeval: Werknemers geven contactgegevens van een naaste op.

  • Beeldmateriaal voor PR en journalistieke doeleinden: Bij bedrijfsevenementen; bezwaar is mogelijk.

  • Website-analyse: Anonieme gegevens worden verzameld via cookies. Zie cookieverklaring.

6. MET WIE DELEN WE JOUW GEGEVENS?

SirusAI deelt jouw persoonsgegevens niet met derden, tenzij:

  • Je voorafgaande toestemming hebt gegeven.

  • SirusAI hiertoe wettelijk verplicht is.

  • De gegevens nodig zijn voor gerechtelijke procedures.

  • Een evenement samen met partners georganiseerd wordt (deelnemerslijsten worden gedeeld).

  • SirusAI wordt overgenomen of opgesplitst (met dezelfde privacyverplichtingen voor de derde partij).

SirusAI werkt met onderaannemers (zoals consultants, onderzoeksbureaus, CRM- of mailingtools), die optreden als verwerkers en geen derde partijen zijn. SirusAI ziet erop toe dat zij passende technische en organisatorische maatregelen nemen.

7. BEVEILIGING VAN JOUW GEGEVENS

SirusAI erkent dat gegevensbeveiliging essentieel is. Daarom nemen wij gepaste technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang of verwerking.

Bij overdracht van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) volgen wij de geldende wetgeving en zorgen we voor adequate waarborgen.

8. BEWAARTERMIJN

SirusAI bewaart jouw persoonsgegevens enkel zolang nodig voor de doeleinden vermeld in deze verklaring, tenzij:

  • Een langere termijn nodig is voor het oplossen van geschillen.

  • Een wettelijke bewaarplicht geldt.

Niet-persoonlijke gegevens kunnen voor onbeperkte duur worden bijgehouden voor statistische doeleinden.